Ar ko e-rēķins atšķiras no elektroniskā rēķina?

Elektronisko dokumentu formātus nosaka MK noteikumi 473, kas paredz galvenokārt tikai cilvēklasāmus formātus (TXT, ODF, Office Open XML, PDF, JPEG, TIFF, PNG). Gan PDF, gan JPEG, gan dažus citus vēsturiski ierastos formātus datu analītiskie rīki uztver kā bildi, tāpēc no šādiem cilvēklasāmiem formātiem iegūtos liela apjoma datus nav iespējams ātri un kvalitatīvi apstrādāt.

Jaunais Grāmatvedības likums, kas ir spēka no 2022.gada 1.janvāra, ietver sevī jaunu elektroniskā rēķina formātu - strukturēts elektroniskais rēķins. 

Elektroniskie rēķini (e-rēķini) – ir tādi mašīnlasāmie rēķini, kas ir izrakstīti, nosūtīti un saņemti strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt.

Kāpēc rēķina struktūrai ir lielā nozīme?

Galvenais e-rēķinu ieviešanas mērķis samazināt šķēršļus pārrobežu tirdzniecībai un vienādot tehniskus standartus elektronisko rēķinu jomā Eiropas dalībvalsts līmenī. 

Elektronisko rēķinu priekšrocība – iespējamā pilnībā automatizētā dokumentu izveide, nosūtīšana, pārsūtīšana, saņemšana un apstrāde.

Tomēr gan starp valstīm, gan dažādām sistēmām var atšķirties elektronisko rēķinu tehniskās specifikācijas. Secinājums: nepieciešams kopīgs Eiropas standarts (“Eiropas elektronisko rēķinu standarts”). 

Mašīnlasāms formāts – vienīgais formāts, kas  būs atbilstīgs Eiropas elektronisko rēķinu standartam. Vienkāršs attēla fails nebūtu jāuzskata par elektronisku rēķinu. Kāpēc?

• Lai būtu iespējams konsekventi iesniegt un apstrādāt informāciju starp uzņēmumu sistēmām neatkarīgi no to tehniskās specifikācijas, programmatūras vai platformas.

Elektroniskā rēķinā iekļautai informācijai jāatbilst trīs dažādiem līmeņiem:

• saturam, jeb semantikai
• izmantotās valodas formāta, jeb sintaksei
• nosūtīšanas veids.

Semantika nozīmē to, ka elektroniskais rēķins satur zināmu prasītās informācijas apjomu un, ka tiek saglabāta un viennozīmīgi saprasta nosūtītās informācijas precīza nozīme, neatkarīgi no tā, kādā veidā tā tiek fiziski izklāstīta vai nosūtīta.

Sintakse nozīmē to, ka elektroniskā rēķina datu elementi ir sniegti tādā formātā, ar ko sūtītājs un saņēmējs var apmainīties tiešā veidā un, ko var automātiski apstrādāt. Sintaktisku sadarbspēju var nodrošināt vienā no diviem veidiem. Proti, izmantojot kopīgu sintaksi vai izmantojot kartēšanu starp dažādām sintaksēm.

Citiem vārdiem: sintakse raksturo programmēšanas koda izskatu, bet semantika atbild par informācijas nozīmi un apjomu priekš mašīnlasāmā rēķinu formāta, kas ļauj datorsistēmām sekunžu laikā nolasīt un strukturēt rēķina informāciju.

E-rēķinu apritei būs jānotiek atbilstoši Eiropas elektronisko dokumentu un e-rēķinu tīklam (PEPPOL), kas vienotā standartā ļauj nosūtīt un saņemt e-rēķinus. PEPPOL – ir starp Eiropas Savienības dalībvalsts organizētais tīkls, kas nodrošina elektronisko strukturēto dokumentu, jo īpaši e-rēķinu, apmaiņu starp uzņēmumiem un valsts iestādēm dažādās valstīs.

Kad gaidīt e-rēķinu ieviešanu?

Sākotnēji Finanšu Ministrijas Informatīvajā ziņojumā no 2021.gada 12.oktobra bija norādīts, ka sakot no 2025.gada bija paredzēta e-rēķinu obligātā aprite starp komersantiem (B2B) un komersantiem un valsts un pašvaldību iestādēm (B2G). Tomēr ņemot vērā esošo gatavības līmeni un reāli izvērtējot īstenošanas grafikus, 2023.gada 23.oktobrī Ekonomikas un monetāro lietu komiteja (ECON) nobalsoja par plāna atlikšanu uz vienu gadu.

2024.gada janvāra beigās ECOFIN darba grupa tiksies lai pārskatītu sākotnējo grafiku 2025.-2028.gada sākumam. Pastāv prognoze, ka obligātā PVN digitālā rēķina (lasīt vairāk par PVN kontektu rakstā Latvijai tuvojās e-rēķinu ēra) un obligātā digitālā ziņošana pārrobežu darījumos iesaistītajiem komersantiem (B2B) pārcelsies no 2028.gada uz 2030.gadu.

Lai uzzinātu vairāk par e-rēķiniem un saistītiem pakalpojumiem, rakstiet Jeļenai Tihenko, jelena@orients.lv vai apskatiet: https://www.orients.lv/expertise/accounting/.